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電子印・デジタル印の特徴や作成する方法を徹底解説|即日発送可能!激安の印鑑通販専門サイトのはんこ森

目次

  1. 電子印鑑・デジタル印鑑とは?
  2. 電子印鑑の作成方法
    2-1.自分で作る方法
    2-2.有料ツール・発注する場合
  3. 電子印鑑を作成する際に注意すること
  4. 電子印鑑の法的効力はどのくらい?
  5. 電子印鑑のメリット・デメリット
  6. まとめ

1.電子印鑑・デジタル印鑑とは?

電子印鑑はデジタル印鑑とも呼ばれ、WordやExcel、PDFファイルといったパソコン上の文書に押印可能な印鑑データです。一般的に紙の文書に押印する場合、現物の印鑑が必要になります。一方、電子印鑑はデータとして保存できるため、担当者が不在の場合や印鑑の押し忘れが発覚した場合でも、データから引っ張ってきて押印することでスムーズに対処できます。

リモートワークなどが進んでいる現代において、電子印鑑は様々な活用方法があります。判を押すためにいちいち出社して書類を確認する必要もありません。作業の効率化が進み、社員のモチベーションアップにも繋がります。

2.電子印鑑の作成方法

ビジネスシーンで活躍している電子印は、これからペーパーレス化の普及によって更にその役割を広げていくことが予想されます。電子印を作る方法について紹介します。

2-1.自分で作る方法

電子印は自分で作ることが可能です。WordやExcelなど図を挿入できるツールを開き、まずは円形の画像を選択します。塗りつぶしなしにすると枠線が残り中身が白抜きされた円が完成するので、自分の名字を入力してください。印鑑を押す時の「印」という文字が見えるように、背景を透過させて保存しましょう。実際に押された印をスキャナで取り込むという方法もおすすめです。

2-2.有料ツール・発注する場合

電子印は有料ツールを利用して作成してもらうことも可能です。依頼するだけで簡単に電子印を作成してくれます。サービスによって特徴が異なるため、それぞれの内容を比較して目的に合ったものを選んでください。選ぶ際に見るべきポイントとして
・厳重なセキュリティ対策
・導入コスト
・使いやすさ
・使用目的に対応しているか
・お試し期間の有無
などがあげられます。

3.電子印鑑を作成する際に注意すること

電子印鑑は誰でも簡単に作成できます。そのため、偽造される可能性があることを考慮しておきましょう。同じ画像を作って同じ電子印を作られ、それで押印された場合、本来は承認していない書類を承認したことになってしまいます。誰が作ったのか、誰が押したかがはっきりしないことから、セキュリティ対策をしっかりとることが重要です。

おすすめのセキュリティ対策として、認証機能付きの電子印の利用があげられます。作成者・押印者の情報を視覚的に確認できるため、偽造・なりすまし防止に繋がります。簡単に作成できるからこそ、安全性の面はしっかり管理してください。

4.電子印鑑の法的効力はどのくらい?

電子印鑑と実印では、法的効力にどの程度差が生まれるのでしょうか。2001年に電子署名法という法律が施行されました。これによって、電子署名も実際の署名や捺印と同じ効力を有するようになりました。つまり、電子印鑑にも法的効力があります。

ただ、実印と同じように使うことはできません。実際に、不動産契約時や保険の加入などは、実印しか認められないというのが現状です。電子印鑑は認印と同程度の法的効力だという認識です。その一方で、有料サービスによって認証機能がついている電子印鑑は、誰がいつ作成・捺印したかが分かるためより高い法的効力を持っていると言えます。

  電子印鑑(認証機能なし) 電子印鑑(認証機能有り)
法的効力 認印程度 実印程度

5.電子印鑑のメリット・デメリット

電子印鑑のメリット・デメリットを、実印と比較して紹介します。

  電子印鑑 実印
メリット コスト削減に繋がる ペーパーレス化が進む 作業効率が上がる 簡単に作成可能 法的効力・信頼性が高い 実印しか対応していない取引・書類がある
デメリット 無料版はセキュリティが弱い 対応していない書類や企業がある 印鑑登録が必要 作成には細かい規定がある 取り扱いに注意

電子印鑑は、導入することで紙代・印刷代などの節約に繋がり、書類の管理もパソコンで行えるため大幅コスト削減に繋がります。作業効率も上がるでしょう。ただ、自分で作成したものだと誰が作ったか・押したかということが分からず、トラブルの原因になる可能性があります。また、対応していない書類には押印できません。

実印は最も法的効力・信頼性が高い印鑑です。実印のみ対応している取引も多く、その分取り扱いには十分注意が必要です。

6.まとめ

電子印鑑の特徴や作り方、注意点についてご紹介しました。様々なコストを削減できるだけでなく、押印や印刷の手間も省けます。セキュリティ面が不安であるなら、有料版のツールを利用して認証機能をつけてもらいましょう。デジタル化に特化した電子印鑑の導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか?

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