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会社の印鑑と署名

1会社の印鑑の種類

実印を含め会社で使われるハンコは、そこに刻まれる名義により、大きく「職印」と「組織印」とに分けることができます。種類に分かれます。

「職印」とは、ある職にいる者の職務上用いられる。その職名を刻んだ名をいいます。

会長印、社長印、部長印などがその例です。

「組織印」とは、ある組織の業務上用いられる、その組織名を刻んだ印をいいます。

社印、事業部印、支社印がその例です。

2会社にたくさんの印鑑が必要なわけ

会社のハンコが、例えば実印一つしかないとすると、とても不便です。

我が国は、ハンコ文化の国であり、契約書に限らず、およそ公的な性格を持った文書には、ハンコを押すことが慣行になっています。

とりわけ、官公庁に提出する書類には、たとえ三文判であっても、ハンコを押すことが義務付けられています。

一方、会社は、その業務遂行の過程で、日常的に大量の文書を作成します。

使用頻度によっては、複数の部署や業務にまたがって一つのハンコを共用することが処理の遅滞を招くこともあります。

必然的に、会社はその業務を円滑に遂行するために多数のハンコを必要とします。

3会社の実印はいつ使うのか

対面のよらず書面により取引を行う場合、何らかの方法で、その書面がその名義人によって作成された者であることを確認しなければなりません。

実印は、その確認のための手段を提供する制度です。

法務局は、登録者の申請により登録されたハンコについて証明書を発行しますが、ハンコを登録する際には本人確認が行われます。

文書の名義人と証明書上の印鑑の登録者が同一の場合、証明書によって押された印鑑が法務局に登録されたハンコと同一であることが確認できれば、その文書はその名義人によって作られたものと考えます。

4実印が使われる取引

会社の実印は、

1公正証書の作成 2法人の発起人になる時 3官公庁の諸手続き 4不動産の取引 5自動車や電話などの取引です。

本人確認の際に、実印を求められます。

5法人格を有さない団体の印鑑

契約の行為当事者となることができません。従って、通常は、書面に単なる任意団体名およびその代表者である個人の押印がなされたとしても、当該書面に基づく法的効果がその団体そのものについて生ずることはありません。

6委任状とハンコ

委任状とは、人は他人に、本人に代わって一定の法律行為、または事実行為を行う権限を委任したことを証明する書面です。

押印が必要かどうかは、口頭で可能かを考えます。

口頭では、後で不都合な事態が生じた場合に、そのような権限を代理人に与えたことはなかったとして、代理人の権限をめぐる紛争が考えられ、取引の安全性を欠く恐れがあります。

従って、書面で代理人に委任する内容を明確化するために、委任状が作成されます。

委任状には、署名があれば押印は不要ですが、記名の場合は押印が必要です。印は、認印でも実印でも効力に差はありません。

委任者の実印の使用を委任状に求めるケースは、本人の委任であることを確実にする必要があります。

実印であることを確認するために、印鑑登録証明書を添付することになります。

公正証書を作成する場合の委任状のように、債務名義となったり、重要な事実を記録する場合は、正確を期すため実印を押した委任状と印鑑登録証明が必要となります。

まとめ

法人などの設立の際に、様々な手続きがありますが、主に官公庁に提出する書類の際に、印鑑が必要になります。認印などはこの際、一般的ではなく、本人確認の際に、社印など公的な印鑑が必要になります。

印鑑証明なども、法人と市役所の行き来で、頻度の高い手続きとなります。ご参照下さい。

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