印鑑登録とは?必ず知っておくべきタイミングと手順

印鑑登録とは?

印鑑登録

印鑑登録とは、所有している「印鑑を役所に登録すること」です。

登録された印鑑は実印と呼ばれ、本人を証明する手段として用いられます。実印は官公署での諸手続きをはじめとして、公正証書の作成、不動産などの取引、銀行からの借り入れ、会社の立ち上げなど、重要な契約および取引をする際に必要です。

ただし、実印だけでは第三者が本人になりすまして使用する恐れがあるため、基本的には「印鑑証明書」とセットになって初めて効力を発揮します。この印鑑証明書は印鑑登録後に交付される印鑑登録証が必要です。何らかの契約や取引で印鑑証明書が求められたときは、まず役所で印鑑登録をしてから、印鑑登録証の請求をするという流れになります。

印鑑登録のタイミング

印鑑登録は15歳以上で、成年被後見人でない方ならば登録を受けることが可能です。

タイミングは個人と法人によって異なります。具体的にはどのようなときに印鑑登録をすればいいのでしょうか。

個人の場合

個人において印鑑登録は必須ではありません。家や自動車を買うときなど、実印および印鑑登録証が求められた場合は必要になりますが、さしあたって使用する予定がない場合は無理に登録しなくても大丈夫です。

印鑑登録は免許証のように定期的に更新することはありませんが、すでに申請している人が引越しをする場合は、新しい市区町村の役所で改めて印鑑登録をし直す必要があります。転居届けを出せば自動的に印鑑登録を廃止してくれる自治体もあるのですが、念のため廃止の手続きをしておきましょう。

法人の場合

法人印鑑登録

法人は商業登記法の第二十条で「登記の申請書に押印すべき者は、あらかじめ、その印鑑を登記所に提出しなければならない。改印したときも、同様とする。」と定められているように、会社設立など登記を申請する際は必ず印鑑登録をしなければなりません

このとき登録した印鑑は「届出印」と呼ばれます。会社にとっての実印であり、重要な契約や取引をする際に必要です。届出印は代表者本人であることを証明するだけではなく、社会的信用に直結するものなので、特にデザインや素材には注意する必要があります。

 

印鑑登録の手順 ~個人編~

個人が印鑑登録をする場合は「住民記録のある自治体」で行ないます。各自治体によって申請方法が多少異なるのですが、ごく一般的な手順についてご紹介しましょう。

本人が印鑑登録をする場合、大きく分けると3種類の方法があります。

(1)通常の申請方法

印鑑登録は原則として郵送照会による手続きとなります。

本人が窓口で申請すると後日、自宅に照会書が郵送されます。届いた照会書に必要事項を記入後、再び窓口に提出するという方法です。

(2)免許証を利用する方法

こちらは特例となりますが、本人が窓口に来て運転免許証や個人番号カード(マイナンバーカード)など官公署発行の身分証明書を持っている場合は即日で印鑑登録が完了します。

(3)保証人による方法

こちらも特例となりますが、条件を満たした保証人がいる場合も即日で印鑑登録ができます。保証人になる条件は各自治体で異なるので注意してください。

本人が申請に行けない場合は、代理人に手続きを依頼することも可能です。手数料は自治体によって異なりますが、平均50~100円となっています。

印鑑登録の手順 ~法人編~

法人は登記の申請時に印鑑登録をするのですが、代表者個人の実印とは別にする必要があります。なぜなら代表が変わる場合、印鑑も変更しなければならないためです。印鑑カード

印鑑証明が完了したら、印鑑証明書を請求するための印鑑カード(印鑑登録証)を交付してもらうために、本店(主要事務所)の所在地を管轄する「登記所(法務局)」へ行く必要があります

登記所では窓口に「印鑑カード交付申請書」という用紙が用意されています。申請書を作成する際には届出印が必要になるため、忘れずに持っていきましょう。

なお印鑑カードの発行費用は無料となっています。印鑑証明書を取得する際に必要なものなので、紛失しないよう大切に保管しておいてください。

印鑑登録のできない印鑑

登録できない印鑑

次のような印鑑は登録出来ません。

・本名であること(芸名やペンネーム等でないこと)

・捺印した時の印影が不鮮明(文字の判読が困難)

・ゴム印やシャチハタなど毎回太さや形が変わってしまうもの

・同じものが複数量産されている既成品の印鑑

・8mm以下、25mm以上の大きさの印鑑

・氏名に称号などを組み合わせたもの

・1個の印鑑を、2人以上で登録

・1人で2個以上の印鑑を登録